Einleitung
Die Softwareanwendung 3MO eBusiness (im folgenden “System”, “Softwarelösung” oder “Anwendung” genannt) der 3MO GmbH (im folgenden “Systemanbieter” genannt) wird als vollintegrierte, web-basierte Cloud-Software-Lösung verschiedenen E-Commerce Unternehmen (im folgenden “Händler”) als Mietsoftware zur Verfügung gestellt.
Schwerpunkt dabei sind alle warenbezogene Prozesse vom Wareneingang, der Lagerung bis hin zum Versand. Die Ware kann dabei über verschiedene Vertriebskanäle wie Onlineshops, auf Marktplätzen wie eBay und Amazon oder auch über das integrierte Kassensysteme verkauft werden. Im Fokus stehen dabei die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen, so dass sich der Händler auf die wesentlichen Dinge in seinem Alltag konzentrieren kann.
Die Einrichtung des Systems erfolgt in enger Abstimmung mit dem Händler und wird initial von dem Systemanbieter vorgenommen.
Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser.
Zweck der Verfahrensdokumentation
Der Zweck dieser Verfahrensdokumentation besteht darin, eine umfassende und detaillierte Beschreibung der Prozesse und Abläufe innerhalb der entwickelten und konfigurierten Softwarelösung bereitzustellen. Diese Dokumentation dient mehreren zentralen Zielen:
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Sie stellt sicher, dass alle Geschäftsprozesse, die innerhalb des Systems abgebildet werden, für interne und externe Beteiligte klar und nachvollziehbar dokumentiert sind. Dies umfasst die Abläufe sowohl im B2C- als auch im B2B-Mandanten sowie die spezifischen Funktionen wie Lagerverwaltung, Bestellabwicklung und Vororderprozesse.
Schulung und Einarbeitung
Die Dokumentation dient als zentrales Schulungsinstrument für neue Mitarbeiter und als Nachschlagewerk für bestehende Mitarbeiter. Sie ermöglicht eine schnelle und effiziente Einarbeitung in die Systemprozesse und unterstützt die kontinuierliche Weiterbildung.
Compliance und rechtliche Anforderungen
Die Verfahrensdokumentation erfüllt die Anforderungen an gesetzliche Nachweispflichten und dient als Grundlage für Audits und Prüfungen. Sie dokumentiert die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien und unterstützt so die Sicherstellung der rechtlichen Konformität des Unternehmens.
Qualitätssicherung und Prozessoptimierung
Durch die strukturierte Darstellung der Abläufe und Prozesse ermöglicht die Dokumentation eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Sie trägt zur Qualitätssicherung bei, indem sie konsistente und standardisierte Arbeitsabläufe sicherstellt.
Sicherstellung der Kontinuität
Im Falle von personellen Veränderungen oder unerwarteten Ereignissen stellt die Verfahrensdokumentation sicher, dass die Prozessabläufe unabhängig von Einzelpersonen fortgeführt werden können. Dies trägt zur Stabilität und Kontinuität des Geschäftsbetriebs bei.
Insgesamt bildet diese Verfahrensdokumentation die Basis für einen strukturierten, effizienten und rechtskonformen Betrieb der ERP-Software und unterstützt alle Beteiligten darin, die Software effektiv zu nutzen und weiterzuentwickeln.
Zielgruppe
Die Verfahrensdokumentation richtet sich primär an die Mitarbeiter unseres Unternehmens, die in den Bereichen Vertrieb, Logistik, Buchhaltung, Marketing und Geschäftsführung tätig sind. Sie dient als Leitfaden und Nachschlagewerk, um die Prozesse und Abläufe innerhalb der von uns entwickelten und konfigurierten ERP-Software zu verstehen und effizient anzuwenden. Durch die klare und strukturierte Darstellung der Geschäftsprozesse unterstützt die Dokumentation die tägliche Arbeit und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben im Rahmen der systemgestützten Abläufe korrekt und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien ausführen können.
Darüber hinaus wird die Verfahrensdokumentation bei Bedarf auch externen Partnern, wie beispielsweise dem Steuerbüro oder Prüfern, zur Verfügung gestellt. In solchen Fällen dient sie als Grundlage, um die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien zu belegen und den Prüfern einen umfassenden Einblick in die systemischen Abläufe zu ermöglichen.
Mittelfristig ist die Verfahrensdokumentation zudem ein zentrales Element für geplante Zertifizierungsprozesse. Sie soll sicherstellen, dass die dokumentierten Prozesse und Arbeitsabläufe den Anforderungen der angestrebten Zertifizierungen entsprechen und somit zur erfolgreichen Erlangung und Aufrechterhaltung von Qualitäts- und Compliance-Standards beitragen.
Die Dokumentation wurde bewusst so gestaltet, dass sie für die vorgesehenen Zielgruppen, insbesondere für Nicht-Techniker, verständlich und nachvollziehbar ist. Spezifische technische Details, die von Softwareentwicklern oder Systemadministratoren benötigt werden, sind daher nicht Bestandteil dieser Verfahrensdokumentation.
Überblick über die ERP-Software
Die von uns entwickelte Anwendung ist eine vollintegrierte Lösung, die verschiedene Geschäftsprozesse innerhalb unseres Unternehmens effizient und transparent abbildet. Sie unterstützt zwei separate Mandanten, die jeweils auf unterschiedliche Geschäftsmodelle ausgerichtet sind: den B2C- und den B2B-Bereich.
B2C- und B2B-Mandantenstruktur
Die Anwendung unterscheidet klar zwischen dem B2C- und dem B2B-Mandanten, die jeweils eigene spezifische Prozesse und Anforderungen abbilden. Der B2C-Mandant verfügt über keinen eigenen Lagerbestand, sondern greift auf ein virtuelles, freigegebenes Lager des B2B-Mandanten zu. Dies ermöglicht es, die Bestände zentral im B2B-Mandanten zu verwalten, während der B2C-Mandant den Bestand in Echtzeit einsehen und nutzen kann. Der B2B-Mandant verwaltet den physischen Lagerbestand und führt sämtliche Lager- und Logistikprozesse durch, einschließlich Warendisposition, Pick- und Packprozessen sowie Warenausgang.
Zentrale Auftragsabwicklung
Die zentrale Auftragsabwicklung erfolgt mandantenspezifisch und integriert alle relevanten Kanäle, einschließlich des B2B- und B2C-Onlineshops sowie der Marktplatzanbindung über TB.One von Tradebyte. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Bearbeitung von Bestellungen, unabhängig davon, über welchen Kanal sie eingehen. Alle Aufträge werden innerhalb des jeweiligen Mandanten verarbeitet, was eine klare Trennung der Geschäftsvorgänge und eine gezielte Steuerung der Abläufe ermöglicht.
Lager- und Logistikprozesse
Die Lager- und Logistikprozesse sind vollständig im B2B-Mandanten verankert. Der B2C-Mandant nutzt das freigegebene virtuelle Lager des B2B-Mandanten, um Bestellungen auszuführen, ohne einen eigenen physischen Bestand zu halten. Im B2B-Mandanten werden alle logistischen Aufgaben, von der Warendisposition über den Pick- und Packprozess bis hin zum Warenausgang, abgewickelt. Die Warendisposition erfolgt auf Basis historischer Verkaufsdaten, wobei das System Bedarfsprognosen erstellt und entsprechende Bestellvorschläge generiert.
Finanzbuchhaltung und DATEV-Integration
Das FiBu-Modul der Softwarelösung ermöglicht die Vorkontierung von Rechnungen und stellt sicher, dass alle buchhalterischen Vorgänge korrekt erfasst werden. Bei der Ausführung des DATEV-Exports werden die Daten festgeschrieben und im speziellen DATEV-Format als ZIP-Datei exportiert. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung der Daten im Steuerbüro und stellt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher.
Überwachung der offenen Posten und Mahnwesen
Zur Überwachung der offenen Posten und zur Einhaltung der hinterlegten Zahlungsbedingungen verfügt das System über ein integriertes Mahnwesen. Zusätzlich ist eine Anbindung an FinAPI vorhanden, die es ermöglicht, Banktransaktionen bis zu viermal täglich abzurufen und (Sammel-)Lastschriften zu erstellen. Diese Funktionen unterstützen das Finanzmanagement und tragen zur Liquiditätssicherung bei.
Zusammenfassung
Insgesamt bietet die Anwendung eine umfassende Lösung, die alle relevanten Geschäftsprozesse des Unternehmens in einer zentralen Plattform integriert. Die klare Trennung der Mandanten, die effiziente Lager- und Logistikverwaltung sowie die nahtlose Integration von Finanzprozessen machen die Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den reibungslosen Betrieb und das Wachstum des Unternehmens.