Systemarchitektur und -struktur
Allgemeiner Aufbau der ERP-Software
Das von 3MO entwickelte System ist eine vollintegrierte, webbasierte Anwendung, die in einer Private Cloud betrieben wird. Die Architektur der Software ist darauf ausgelegt, die zentralen Geschäftsprozesse des Unternehmens effizient und sicher zu unterstützen. Die Anwendung ist modular aufgebaut und deckt die wesentlichen Geschäftsbereiche Vertrieb, Logistik, Finanzen und CRM (Customer Relationship Management) ab.
Technologische Grundlage
Die Anwendung basiert auf einer MySQL-Datenbank, die alle relevanten Daten speichert und verarbeitet. Durch den Einsatz einer Private Cloud wird ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle gewährleistet, während gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit einer webbasierten Lösung genutzt werden. Die Software ist so konzipiert, dass sie sowohl vertikal (z.B. durch Hinzufügen weiterer Ressourcen wie Speicher oder Rechenleistung) als auch horizontal (z.B. durch das Hinzufügen weiterer Server) skaliert werden kann, um den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden.
Mandantenfähigkeit und Datenmanagement
Die Anwendung unterstützt die Verwaltung von zwei separaten Mandanten, die jeweils unterschiedliche Geschäftsmodelle bedienen: den B2C- und den B2B-Mandanten. Beide Mandanten teilen sich eine gemeinsame Datenbank, wobei der Zugriff auf Daten und Ressourcen durch eine mandantenfähige Architektur geregelt wird. Ein besonderer Aspekt der Mandantenstruktur ist die Freigabe eines spezifischen Lagers im B2B-Mandanten für den B2C-Mandanten. Dies ermöglicht es dem B2C-Mandanten, auf die Bestände des B2B-Mandanten zuzugreifen und Bestellungen entsprechend abzuwickeln, ohne einen eigenen Lagerbestand zu halten.
Schnittstellen und Integration
Die Anwendung ist nahtlos mit den angeschlossenen Onlineshops und Marktplätzen integriert. Für die Synchronisierung von Daten zwischen dem ERP-System und den Onlineshops werden spezielle Datenpakete ausgetauscht. Diese Pakete werden auf beiden Seiten verarbeitet und es wird eine Rückmeldung über den Erfolg der Verarbeitung zurückgegeben, um die Datenkonsistenz sicherzustellen. Die Marktplatzanbindung über TB.One von Tradebyte erfolgt durch den Austausch von XML-Dateien über ein SFTP-Verzeichnis, was eine zuverlässige und sichere Datenübertragung gewährleistet.
Sicherheitsarchitektur
Die Sicherheit der Softwarelösung wird durch mehrere Schutzmechanismen gewährleistet. Dazu gehören eine Benutzerauthentifizierung mittels Benutzername und Passwort, eine optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für erhöhte Sicherheit und eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass Benutzer nur auf die für sie relevanten Daten und Funktionen zugreifen können. Darüber hinaus sorgt ein kontinuierliches Monitoring dafür, dass mögliche Lastspitzen im Tagesgeschäft frühzeitig erkannt und entsprechend gemanagt werden.
Mandantenstruktur
Die Anwendung unterstützt eine ausgeklügelte Mandantenstruktur, die es ermöglicht, unterschiedliche Geschäftsmodelle innerhalb eines einzigen Systems effizient abzubilden. Die Software ist so konzipiert, dass sie zwei separate Mandanten verwaltet: einen für das B2C-Geschäft und einen für das B2B-Geschäft. Diese Mandantenstruktur stellt sicher, dass die Geschäftsprozesse klar getrennt und unabhängig voneinander ablaufen können, während bestimmte Daten und Ressourcen gemeinsam genutzt werden können.
Zugriffssteuerung und gemeinsame Nutzung von Ressourcen
Im System können berechtigte Benutzer festlegen, welche Lagerbestände des B2B-Mandanten dem B2C-Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Diese Freigaben werden durch spezifische Berechtigungen geregelt, während alle weiteren konfigurativen Einstellungen durch den Systemanbieter vorgenommen werden. Dies erlaubt eine flexible Nutzung von Lagerbeständen, ohne die Integrität der jeweiligen Mandantenprozesse zu beeinträchtigen.
Datenintegration und Trennung
Die Auftragsdaten, Kundeninformationen und Finanzdaten der Händler sind strikt zwischen den Mandanten getrennt, um die Datensicherheit und die klaren Zuständigkeiten innerhalb des Systems zu gewährleisten. Diese Trennung wird auf technischer Ebene durch eindeutige Zuordnungen von Einträgen innerhalb der gemeinsamen Datenbank realisiert. Lediglich die Produktdaten können so in der Datenbank angelegt werden, dass sie beiden Mandanten zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht es, zentrale Produktinformationen zu pflegen und gleichzeitig mandantenspezifische Verkaufsstrategien und Lagerzugriffe zu steuern.
Mandantenspezifische Anpassungen und Geschäftsprozesse
Beide Mandanten können unabhängig voneinander konfiguriert werden, was sowohl Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse als auch auf die Benutzeroberflächen haben kann. Besonders in der Auftragsabwicklung werden diese Unterschiede deutlich:
B2C-Mandant
Im B2C-Mandanten wird ausschließlich Ware verkauft, die physisch im Lager verfügbar ist. Die Zahlung erfolgt über Zahlungsarten, die als Vorkasse-Zahlungen gewertet werden können. Nach Abschluss eines Auftrags wird dieser direkt in den Versand weitergeleitet und kann ohne Verzögerung an den Endkunden versendet werden.
B2B-Mandant
Im B2B-Mandanten werden neben Nachbestellungen von lagernder und mittelfristig verfügbarer Ware aus dem B2B-Onlineshop auch Vororders erfasst. Vororders betreffen Produkte, die frühestens sechs Monate nach Auftragseingang ausgeliefert werden können. Die Auslieferung dieser Waren erfolgt oft in Teilmengen, da die Produktion selten die gesamte Bestellung auf einmal liefert. Diese Flexibilität in den Prozessen spiegelt die unterschiedlichen Anforderungen der beiden Geschäftsmodelle wider.
Technische Umsetzung der Mandantenfähigkeit
Die Mandantenfähigkeit wird durch eine gemeinsame Datenbankstruktur realisiert, in der die Mandantentrennung auf Basis eindeutiger Zuordnungen in den Datenbanktabellen erfolgt. Jede Datenbankeintragung ist klar einem bestimmten Mandanten zugeordnet, was die Trennung der Daten und die Unabhängigkeit der Geschäftsprozesse sicherstellt. Trotz dieser Trennung ermöglicht die Architektur eine effiziente Nutzung gemeinsamer Daten, wie etwa der Produktinformationen, wodurch das System sowohl Flexibilität als auch Skalierbarkeit bietet.
Anbindung und Verwaltung der Marktplätze
Das System bietet eine nahtlose Anbindung an verschiedene Marktplätze, die über die TB.One-Plattform von Tradebyte realisiert wird. Diese Integration ermöglicht es den Händlern, ihre Produkte effizient auf mehreren internationalen Marktplätzen zu vertreiben, wobei alle Marktplatzanbindungen zentral verwaltet und überwacht werden.
Aktuell angebundene Marktplätze
Zum aktuellen Zeitpunkt sind über TB.One die Marktplätze von Zalando in Deutschland, Österreich, den Niederlanden, Frankreich und Italien an das System angebunden. Diese länderübergreifende Präsenz ermöglicht es den Händlern, ihre Reichweite erheblich zu erweitern und unterschiedliche Märkte mit spezifischen Angeboten und Beständen zu bedienen.
Art der Anbindung und Datenfluss
Die Kommunikation zwischen dem System und den angebundenen Marktplätzen erfolgt über die TB.One-Plattform mittels XML-Dateien, die über ein sicheres SFTP-Verzeichnis ausgetauscht werden. Die Daten werden in einem Synchronisationszyklus von 15 Minuten aktualisiert, was eine nahezu in Echtzeit erfolgende Anpassung von Beständen, Preisen und Bestellungen ermöglicht. Dadurch können die Händler schnell auf Marktveränderungen reagieren und sicherstellen, dass ihre Produktinformationen stets aktuell und korrekt sind.
Verwaltung der Marktplatzanbindungen
Die Verwaltung der Marktplatzanbindungen ist flexibel gestaltet. Sowohl im System selbst als auch über TB.One können die Händler ihre Preise und Bestände individuell steuern und an die jeweiligen Marktanforderungen anpassen. Diese Flexibilität ist besonders wichtig, um auf unterschiedliche Preisstrategien und Lagerverfügbarkeiten in den verschiedenen Ländern reagieren zu können. Die Anpassungen werden sowohl im System als auch in TB.One vorgenommen und automatisch mit den angebundenen Marktplätzen synchronisiert.
Monitoring und Fehlerbehandlung
Sowohl das System als auch TB.One überwachen kontinuierlich die Kommunikation zwischen den Systemen und geben die Ergebnisse in einem Protokoll aus. Dies ermöglicht eine transparente Nachverfolgung aller Datentransaktionen und eine schnelle Identifizierung von Abweichungen oder Problemen. Bei grundlegenden Störungen, wie etwa Verbindungsproblemen oder fehlerhaften Datenübertragungen, werden automatisch Benachrichtigungen an den Systemanbieter gesendet, der umgehend Maßnahmen zur Fehlerbehebung einleiten kann. Diese proaktive Überwachung stellt sicher, dass potenzielle Probleme schnell erkannt und behoben werden, um den reibungslosen Betrieb der Marktplatzanbindungen zu gewährleisten.
Anbindung und Verwaltung der Onlineshops
B2C Onlineshop
Domain: www.auntsanduncles.com
Erklärung, wie die Onlineshops in die ERP-Software integriert sind.
Prozessfluss für die Bestellungen über die Onlineshops.
B2B-Portal
Domain: b2b.auntsanduncles.com
Erklärung, wie die Onlineshops in die ERP-Software integriert sind.
Prozessfluss für die Bestellungen über die Onlineshops.
Vororder-Portal
Domain: showroom.auntsanduncles.com
Erklärung, wie die Onlineshops in die ERP-Software integriert sind.
Prozessfluss für die Bestellungen über die Onlineshops